沖縄県那覇市の税理士、渡嘉敷です。

どうやってマイナンバーを教えてもらうか？

そろそろ年末調整や法定調書の事務で大忙しの方も多いかもしれませんが、今年からマイナンバーの事務を行わなければなりません。

取引先に「マイナンバー教えてください」とお願いしなければならないワケですが、どうやって依頼したらよいのか分からない・・・というご質問を受けました。

気軽に電話して「すみません。支払調書を作るのでマイナンバー教えて下さい」という感じでいいのでしょうか？

マイナンバーは重要な個人情報ですので簡単に扱うのは問題ですし、番号確認と本人確認を行わなければならないので電話で簡単にお願いする、というわけにはいかないのが現状でしょう。

文書で依頼する

一般的には文書で依頼文を送付してマイナンバーの資料のコピーを郵送で返送してもらう、という流れになっています。

文書で依頼、となると困ってしまう方も多いようですがサンプルの依頼文書はインターネット上にたくさんあります。「マイナンバー　依頼」で検索するとたくさん出てきますので、その中から好きなものを選んでアレンジするとよいでしょう。

依頼文書を作るなら、せっかくですの自社の「個人情報保護方針」を作ってみるのもいいと思います。

こちらも「個人情報　基本方針」で検索するとたくさん出てきますので、参考にしてみてください。

さて、依頼文書と個人情報保護基本方針が出来上がったら、このふたつを同封して相手先に送付しましょう。返信用封筒をお忘れなく。

返信については、簡易書留をお願いしている会社もあるようです。より安全に、という意味では簡易書留が良いと思いますが、相手先に郵便局での手続きをお願いすることになるので、ケース・バイ・ケースになると思います。

マイナンバーの管理

無事にマイナンバーを教えてもらってひと安心・・・ではなくて、そこからが大変です。

利用目的はきちんと守られているか？安全管理の措置はどうなっているか？利用や廃棄の記録を付けているか？などなどやるべきことがたくさんあります。

担当者の立場からすると面倒な事務が増えた、という感じになるのでしょう。しかし、これも法律なので仕方ありません。頑張ってください。