沖縄県那覇市の税理士、渡嘉敷です。

平成28年からマイナンバー制度が運用を開始しましたが、そろそろ勤務先からマイナンバーを報告せよ、と言われた人も多いのではないでしょうか。

また、取引先からマイナンバーの提供を求められた・・・という方もいるでしょう。

マイナンバーはどこに保管する？

従業員や取引先から預かったマイナンバーをどのように管理するか？という事については、悩ましい問題です。

漏洩させると懲役や罰金！という規定もありますので、マイナンバーの管理は慎重に行う必要があります。

さて、普通に考えるとパソコンに保管しておけば誰にも見られないよね・・・となります。確かにパスワードでセキュリティを確保しておけば誰もマイナンバーを盗み見ることは出来ないでしょう。

しかし、ここで注意しなければならない事があります。

パソコンが壊れたらどうする？

そりゃ、修理にだせばいいじゃん！とお考えの皆さんはちょっと甘い。

壊れたパソコンにマイナンバーが保存されていた場合は、修理を拒否される可能性があるのです。

マイナンバーを保存したパソコンを修理する場合、修理を受託した者は「個人番号関係事務の委託」とみなされる可能性があるためです。委託となれば、安全管理措置を厳重にしなければなりません。修理するのにそんな事やってられないよ〜、という事ですね。

例えば「富士通パーソナルコンピュータ修理規定」の第１１条は次のようになっています。

2）対象機器の記憶装置（ハードディスク等）にマイナンバー（個人番号）が記憶されたデータがある場合には、修理をお受けできません。お客様は、修理をご依頼される前に、お客様の責任においてマイナンバー（個人番号）を消去していただくものとします。なお、修理および診断作業の過程で記憶装置（ハードディスク等）にマイナンバー（個人番号）が記憶されたデータが確認された場合には、修理を実施せずに、お預かりした対象機器をお客様に返却いたします。

どうですか？なかなか厳しいですよね。

これは、個人情報保護委員会のガイドラインを受けての対応だと思います。修理で預かったパソコンに保存されていたマイナンバーが漏洩した場合には罰則を受ける可能性もあるので、とても怖くてそんなパソコン預かってられないわけです。

それでは、マイナンバーを保存したパソコンが壊れた場合、どうすればいいのでしょうか？

パソコンが壊れた場合の対応

とりあえず起動するならパソコン内からマイナンバーデータを消去したうえで、修理に出すのがいいでしょう。

起動さえしない場合は・・・お手上げです。

マイナンバーを扱うリスクを承知で修理してくれる業者さんを探すしかないかと思います。そんな業者さんはいるでしょうか？かなり高額な修理代金になりそうですが・・・。

ということで、マイナンバーが保存されたパソコンが壊れた場合の対応についてご説明しました。

大切なのは、故障する前にパソコンを買い換えることしょうか。また、パソコンには保存せずにマイナンバーを管理するサービスを利用するという方法もあります。

それぞれの組織に合ったマイナンバー管理をお考えください。