沖縄県那覇市の税理士、渡嘉敷です。

新しいクライアントと契約を結ぶ場合、今までは紙の契約書を作成していましたが、はじめてデジタルな契約書を作成してみました。

cloudSign

クラウドサインというデジタル契約書をサポートするサービスがあるので、こちらを利用します。

PDFで作成した契約書をアップロードして、契約の当事者が承認したことをCloudSignの電子署名を施すことにより証明するというものです。

弁護士ドットコム株式会社が運営しているので、怪しいものではありません。

デジタル契約書締結の手順

まず、契約書を作成します。Wordなどワープロソフトで作ってPDFに変換しておきます。

このとき、紙の契約書の定番である文言を次のように変えておくとよいでしょう。

本契約締結の証として、本書を電磁的に作成し、双方にて署名捺印又はこれに代わる電磁的処理を施し、双方保管するものとする。

契約書をアップロード

▼PDFに変換した契約書をCloudSignにアップロードします。

契約相手先の設定

次に契約の相手先のメールアドレスを入力します。

このメールアドレスで本人確認を行っているので大切なポイントになります。

また、アクセスコードというパスワードを設定することもできるので、メールアドレスだけでは不安な場合にはアクセスコードを設定します。

擬似的な署名と押印

次に「フリーテキスト」と「押印」を設定することができます。

本来、デジタル契約書には署名も押印も必要ないのです。

この機能は、今までの商慣習にあわせた擬似的なものですので、証拠力と直接的な関係はありません。

送信

最後に内容を確認して送信するだけです。

紙の契約書を作成する場合と比較してかなり時間が短縮できます。

契約相手先の承認

これで契約相手にメールが届き、その中にあるリンクをクリックして契約書を確認します。

内容に問題がなければ「承認」ボタンを押して契約完了となります。

契約書（PDFファイル）にはCloudSignによる電子証明書が付与されているので、契約が成立したという証拠になります。

電子証明書は人間の目で見ることができないので、CloudSignが発行する「合意締結証明書」により確認することができます。

まとめ

「電子契約しましょう」と言うと、ほぼ確実に戸惑いの表情を見せます。

今回もパソコンの画面を一緒に見ながら説明して承認のボタンをクリックしていただきました。

そして紙に印刷して「合意締結証明書」と一緒に保管していただくことに・・・。

まだまだデジタル契約書は一般的ではありませんが、機会があれば積極的に活用していきたいと思います。