事務所がすぐに書類でいっぱいになってしまう・・・というお客様からの相談（雑談？）がありました。
よく聞いてみると、すべての書類を綴って保管しているそうです。その中にはダイレクトメールやチラシなどもあるとか？
不要なものは捨てましょう、と言っても「いつか使うかもしれないので捨てるに捨てられない」とのこと。

それでは、ということでスキャナを勧めてみました。
紙をスキャンして電子化（PDF)し、パソコンやその他の媒体に保管しておくのです。
私が使っているスキャナは「ScanSnap」というモデルで、ソーターが付いていてほぼ全自動で読み取ってくれます。

スキャナのメリット

ScanSnapは、A4サイズまで読み取れます。
それより大きなサイズはスマホのスキャナアプリで読み取り、同じようにデジタルで保管しています。
また、製本された書類など１枚ずつバラにできないものは、複合機のスキャナ機能を利用したりすることもあります。
とにかく何らかの方法でデジタル化して保管します。

書類をデジタル化することにより、紙の保管場所がいらなくなり事務所を広く使えます。
また、後から探すときにも検索機能を使えばすぐに見つかります。
クラウドアプリを活用すれば外出先からも閲覧することができるので、事務所に戻ってから資料探すということもなくなります。

バックアップは大切

いいことだらけのようですが、デジタル化したデータはパソコンの故障で消失しまうことがあります。そのためバックアップは必須なのです。
USBメモリや外付けHDDなどいろんな記憶媒体がありますので、耐久性があり使いやすい媒体を選択するとよいでしょう。
バックアップを取るには手動と自動がありますが、自動化しておいた方が便利ですね。バックアップのアプリを利用してファイルの更新があった都度、自動的にバックアップを作成します。
手持ちの媒体にバックアップをとるほか、クラウドに預けるという方法もあります。しかし、これは他人に預けるということなので信頼できるクラウドを探すことが重要です。

大切なのは「情報」

私の場合は、4つの媒体でバックアップしています（やりすぎ？）ので事務所にあるパソコンが2台くらい同時に壊れても慌てません。
まぁ、そこまでしなくても原本で保管しておく必要のない紙はデータ化することでだいぶ身軽になれます。
大切なのは「紙」そのものではなく、紙に印刷されている「情報」である場合が多いです。スキャナを活用してスッキリしてみましょう。
　
神様ならぬ「紙様」が事務所にたくさんいらっしゃる会社も多いのではないでしょうか？
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